任せる力|任せられた仕事を行う上での基礎(1)

あさだ よしあき

『いつも忙しそうにしている割に、あまり成果が出せていない人』
『いつも余裕があるのに、多くの仕事をこなし、成果をバンバン出している人』
その違いは、どこにあるのでしょう。

いろいろな要因があると思いますが、仕事は一人でしているのではなく、チームで行っていますので、
「どれだけ自分の周囲の人の力を生かせているか」
これが大きな要因として考えられます。
これを 『 任せる力 』と呼びたいと思います。

他人に任せることは、簡単なように見えて、実は難しいのです。

失敗すると、かえって自分を忙しくさせることにもなりますので、任せたいけど、任せられず、結局、他人に任せずに、自分でそのままやってしまう人も少なくありません。

この『 任せる力 』を身につけるには、「 技術 」だけでなく「 メンタル 」も非常に大事になります。
「 技術 」だけなら短期間に身につくのでしょうが、「 メンタル 」もありますので、身につけるのが難しいのです。

『 任せる力 』を身につけるには、「 メンタル 」と「 技術 」の両方が必要です。

1章 「メンタル」
2章 「何を任せるか」「任せる目的」
3章 「任せる相手」
4章 「任せる技術」(自分の仕事を整理整頓する)
5章 「任せる技術」(引継の方法)

この順番で説明していきたいと思います。

3章「任せる相手」を説明しています。

自利利他の心がけで「まだ任せられないではなく、任せるから任せられるようになる」と思い、任せようという気持ちになりました。

何を任せるかも、整理できました。

では、誰に任せればよいのか。

どんな人にでも、任せてよいのではありません。

任せる相手を間違えますと、後から、しばらくして、また、自分が受け持つようになる、「リバウンド」状態になるだけです。

では、どんな相手に任せればよいのでしょうか。

仕事内容によって、適材適所、能力、経験等が関係するのは、もちろんですが、その前の段階で、考えてみたいと思います。

「お伺い → 実行 → 事後報告」

今回は、任せられた仕事をちゃんと行う上での基礎をマスターしているかどうかで、考えたいと思います。

「任せられた仕事」を行う上での基礎は「お伺い → 実行 → 事後報告」です。

これがマスターできれば、任された人は、しっかり仕事を行うことができ、信用を築くことができます。

「お伺い」とは

「お伺い」とは、自分の上司、また、経験豊かな人に尋ねたり、確認したりすることです。

任せられた仕事で、わからないこと、確認しなければならないことは、当然、生じてきます。

その時には、依頼してきた人に、聞かなければなりません。

それが、上司、顧客ならば「お伺い」となります。

自分よりも経験豊かな人に尋ねますと、自分一人では気付かなかったことを教えてもらえます。

また、自分の知らない、過去の失敗を知ることができます。

現在のルールが、どのような失敗の対策から生まれたことも知ることができるでしょう。

さまざまなノウハウも、学ぶことができます。

上司にお伺いして、進めた場合、もし失敗したとしても、その責任は上司にありますので、上司がリカバリーしてくれます。

上司に伺いもせず、自分勝手に、事を進めた場合、何か問題が起きた場合、上司の助けの手が差し伸べられないこともあるかもしれませんね。(皆さんの上司はそうでないと思いますが)

意志の疎通が大事

お伺いしても、上司と自分で、しっかり意志の疎通がとれなければ、間違ったことを行ってしまいます。

よく確認することが大事です。

特に大事なことは、口頭ではなく、文書で確認しましょう。

上司も人間ですから、うっかり言い間違えてしまうこともあります。

過去に、指示の聞き間違いを指摘されたことのある人は注意が必要です。

例えば、以下のようなことを上司に言われたことのある人です。
「そんな指示をしたか!」
「どうしてそんなことをするのか!」
「ちゃんと聞いていたのか!」

対策としては、指示の確認、復唱が大事です。

「確認させて頂きますが、~~」

よく飲食店の注文の時に見られますね。

ドイツの諺にあります。

「正しい道でなければ、走ったところでしようがない」

お伺いのポイント

どのような手段でお伺いするか

1.直接、会って、お話する。
2.電話でお話する。
3.携帯メールに送る。
4.パソコンのメールに送る。
5.手紙・葉書を書く。
6.伝書鳩を使う(冗談ですが)

お伺いする内容と上司の予定によって、手段を選びます。

大事な案件、慎重を要する案件は、直接、お話します。

その場合、上司の予定を把握しておかないと、いつお話しできるか、わかりません。

出張で、しばらく会えないとなったら、大変ですから、上司の予定を把握しておきましょう。

至急の場合は、電話しますが、これも上司の予定を把握しておきましょう。

会議中、電車で移動中の場合は、直接、出られませんから、留守電になります。

上司は自分よりも忙しいですから、長い時間かけて、ずらずら言っていてはなりません。

短い言葉でポイントを押さえて伝えましょう。

慣れない時は、最初は、ポイントを箇条書きにして、電話するとよいと思います。

複雑な案件の場合、事前にお知らせしておいた方がよいので、パソコンのメールに送った上で、直接、お話したり、電話したりするのがよいでしょう。

急ぎでない場合はメールを送る

メールのポイントは、まず、上司は自分よりも、たくさんのメールが届いていることを知ることです。

ですから、読みやすいメール文書作成に心がけましょう。

詰め詰めにすると、目が疲れて、読みずらいです。

長い文書の場合、スクロールしないと結論がわからない、のは避けましょう

まず、結論を最初にもってきて、詳細を書くのがポイントです。

書類と違って、一覧して、全部を見れませんので。

1件につき、メール1通で送ります。

もし1通のメールに、2件ある場合は、最初に2件あることを明記しましょう。

1件しかないと思われた場合、スクロールしないと2件目が見えないとなると、読まれないままになってしまう可能性があります。

まとめ

「任せられた仕事」を行う上での基礎は「お伺い → 実行 → 事後報告」

自分よりも経験豊かな人に尋ねますと、自分一人では気付かなかったことを教えてもらえます

上司にお伺いをして進めると上司がリカバリーしてくれます

意思の疎通が大事

お伺いする内容と上司の予定によって手段を選びます。

 
次回は「実行」について、説明したいと思います。

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あさだ よしあき

ブログのお手伝いをしています「あさだ よしあき」です。
テニスとスタバで読書をこよなく愛しています。
将棋の羽生さんに、パッと見、似ているかもしれません。

事務を効率的にスムーズにできるようになりたい、もっと時間をうまく使えるようになりたい、続けるのが苦手から変わりたい、もっと効率よく勉強できるようになりたい、うまく任せられる「任せる力」を身につけたい

そんな方の悩みを聞いて、夢を実現するお手伝いをしてきました。この経験を活かして、情報を発信していきたいと思います。
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