「任せる技術」チェックリストから「マニュアル」へレベルアップ

あさだ よしあき

『いつも忙しそうにしている割に、あまり成果が出せていない人』
『いつも余裕があるのに、多くの仕事をこなし、成果をバンバン出している人』
その違いは、どこにあるのでしょう。

いろいろな要因があると思いますが、仕事は一人でしているのではなく、チームで行っていますので、
「どれだけ自分の周囲の人の力を生かせているか」
これが大きな要因として考えられます。
これを 『 任せる力 』と呼びたいと思います。

他人に任せることは、簡単なように見えて、実は難しいのです。

失敗すると、かえって自分を忙しくさせることにもなりますので、任せたいけど、任せられず、結局、他人に任せずに、自分でそのままやってしまう人も少なくありません。

この『 任せる力 』を身につけるには、「 技術 」だけでなく「 メンタル 」も非常に大事になります。
「 技術 」だけなら短期間に身につくのでしょうが、「 メンタル 」もありますので、身につけるのが難しいのです。

『 任せる力 』を身につけるには、「 メンタル 」と「 技術 」の両方が必要です。

1章 「メンタル」
2章 「何を任せるか」「任せる目的」
3章 「任せる相手」
4章 「任せる技術」(自分の仕事を整理整頓する)
5章 「任せる技術」(引継の方法)

この順番で説明していきたいと思います。

現在は4章「任せる技術」(自分の仕事を整理整頓する)について、説明しています。

チェックリストから「マニュアル」へレベルアップ

・チェックリストの完成
・チェックリストの更新
今まで説明いたしました。

せっかく、チェックリストをつくったのですから、それを「マニュアル」といわれるまで、レベルアップさせましょう。

そうすれば、自分だけでなく、他の人も効率的に仕事を行うことができ、他者に任せやすくなります
“A”(重要・緊急)
“B”(重要・非緊急)
“C”(非重要・緊急)
でいうと、“C”を効率化する、もっと早くできるようになるだけでなく“C”を他者に任せることもできるようになります。

「マニュアル」へレベルアップさせるポイント

自分だけのチェックリストの場合、自分がわかれば十分なのですが、マニュアルの場合は、誰が見ても分かるものでなければなりません。

チェックリストとマニュアルの違いは「他の人が見てもわかるものかどうか」

例えば、あなたが、アルバイトの教育担当者になったつもりで考えてみると、イメージがつきやすいと思います。

1.誰が読んでも分かる表現にする

専門用語や内輪だけわかる表現を避けます。

2.できるだけ細かい手順を説明する

「これを実行するにはどうすればよいのか」と聞かれることのないように、細かく書きます。

3.判断しなくてよい基準を入れる

適当にやっておいてというと、ホントに適当になります。

臨機応変といわれても、経験者ならばできますが、アルバイトに臨機応変といわれても、難しいです。

それを見れば、アルバイトだけでもできるものを目指します

文書だけでなく、写真、動画を入れてはどうでしょうか。

写真を入れるとイメージがつきやすくなります。

作業は動画があるとわかりやすいです。

面倒な「マニュアル」作りの先に待っている世界

ここまで作成するのは、面倒ですが、

(作成する手間と時間)と(ちょくちょく不明点を聞かれて教える手間と時間)

(任せる為の手間と時間)と(任せると生み出される収益とメリット)

心の天秤にかけて、面倒を乗り越えましょう。

このようなマニュアルができれば、以下が実現できます。

“C”を効率化する、もっと早くできるようになる

“C”を他者に任せる

他の人に任せられる仕事が増えれば、本当に自分がやらなければならない仕事に集中することができます。

さらに、以下のことが実現できるようになります。

“B”(重要・非緊急)に取り組める

一度、この領域にたどり着くことができれば、

“B”(重要・非緊急)をしっかり取り組めば、“A”(重要・緊急)に取り組む時間も減ります。

“C”(非重要・緊急)に取り組む時間も減ります。

“B”→“A”になるものがありますので、“B”を取り組めば、“A”が減ります。

“C”を任せるから、“C”が減ります。

そこでできた時間を“B”につぎこぎます。

そうすると、ますます“A”と“C”に取り組む時間も減ります。

そうやっていくうちに、よい循環が始まり、一層「やりたいこと」に向かって進むことができるようになるでしょう。

まとめ

チェックリストからマニュアルを目指しましょう。

1.誰が読んでも分かる表現にする

2.できるだけ細かい手順を項目化する

3.判断しなくてよい基準を入れる

それを見れば、アルバイトだけでもできるものを目指します。

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あさだ よしあき

ブログのお手伝いをしています「あさだ よしあき」です。
テニスとスタバで読書をこよなく愛しています。
将棋の羽生さんに、パッと見、似ているかもしれません。

事務を効率的にスムーズにできるようになりたい、もっと時間をうまく使えるようになりたい、続けるのが苦手から変わりたい、もっと効率よく勉強できるようになりたい、うまく任せられる「任せる力」を身につけたい

そんな方の悩みを聞いて、夢を実現するお手伝いをしてきました。この経験を活かして、情報を発信していきたいと思います。
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