「何から手を付ければ良いか分からない」そんな悩みは仕事の段取り力で解決できます


新しい仕事に取り組む際はマニュアルも無く、一から仕事に取り組む必要がありますよね。

何から手を付けたら良いか分からなくて困るときもあります。

今回は仕事の段取りについて、書いていきます。

1.ゴールを決める

仕事に取り組む際に、まず大事なのがゴールを決めることです。

どの状態になったら仕事が完了したと言えるのか。

これが仕事をする上でのゴールです。

着地点とも言えます。

マラソンでもゴールが無いことにはスタートできないのと同じように、まずはゴールの設定が大事です。

・期限はいつまでか

・目標数値を何にするか

・どの状態になったらゴールと言えるか

など、細かく設定していきます。

2.プロセスを洗い出す

ゴールを設定したら、そのゴールに辿りつくまでのプロセスを洗い出します。

・準備物は要るのか、その準備物をどう用意するか

・他部署や他の人に依頼する事項があるか

・どんな情報が必要か

・どんな方法で達成できるのか

など、必要なプロセスをとにかく洗い出します。

3.作業順に組み立てる

プロセスを洗い出したら、それを作業順に組み立てます。

たとえば、準備物を用意するのに日数がかかる場合は、期限内に用意できるよう逆算して発注しなければなりません。

他部署に依頼が必要な場合は、メールや電話などで、依頼する必要があります。

また、Aの作業をしなければ、Bの作業に移れないという場合もあります。

逆に、同時並行で進めて良いものもあります。

限られた時間の中で、どの順番から取り組めば滞りなく進むか計画しましょう。

また、ギリギリの計画では、途中で遅れが出たり、トラブルが発生した際に、対処する時間が無くなります。

あらかじめ、予備日を決めて、期限を前倒しにしておくのが良いでしょう。

期限より早めに仕事が終われば、上司や周りの人も安心することに繋がります。

4.実行する

計画できれば、あとは実行あるのみです。

一つ一つ着実に実行していきましょう。

チェックリストを作るなどして、進捗を見える化すると、何が進んでいて何が遅れているのか。

どこまで達成できているのかが把握でき、モチベーションアップにも繋がります。

・まとめ

仕事の段取りは

1ゴールを決める

2プロセスを洗い出す

3作業順に組み立てる

4実行する

で進めていくことができます。

段取り力は仕事だけでなく、料理や買い物、旅行や行楽など様々なシーンで生かされます。

私も日々、勉強していきたいと思います。

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九条えみ

九条えみ

チューリップ企画では、お客様サポートおよびウェブでの情報発信を担当しています。仏教を学んで約10年。仏教の視点からお悩み解消のヒントをご紹介できればと思います。
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