「何から手を付ければ良いか分からない」そんな悩みは仕事の段取り力で解決できます
新しい仕事に取り組む際はマニュアルも無く、一から仕事に取り組む必要がありますよね。
何から手を付けたら良いか分からなくて困るときもあります。
今回は仕事の段取りについて、書いていきます。
１．ゴールを決める
仕事に取り組む際に、まず大事なのがゴールを決めることです。
どの状態になったら仕事が完了したと言えるのか。
これが仕事をする上でのゴールです。
着地点とも言えます。
マラソンでもゴールが無いことにはスタートできないのと同じように、まずはゴールの設定が大事です。
・期限はいつまでか
・目標数値を何にするか
・どの状態になったらゴールと言えるか
など、細かく設定していきます。
２．プロセスを洗い出す
ゴールを設定したら、そのゴールに辿りつくまでのプロセスを洗い出します。
・準備物は要るのか、その準備物をどう用意するか
・他部署や他の人に依頼する事項があるか
・どんな情報が必要か
・どんな方法で達成できるのか
など、必要なプロセスをとにかく洗い出します。
３．作業順に組み立てる
プロセスを洗い出したら、それを作業順に組み立てます。
たとえば、準備物を用意するのに日数がかかる場合は、期限内に用意できるよう逆算して発注しなければなりません。
他部署に依頼が必要な場合は、メールや電話などで、依頼する必要があります。
また、Ａの作業をしなければ、Ｂの作業に移れないという場合もあります。
逆に、同時並行で進めて良いものもあります。
限られた時間の中で、どの順番から取り組めば滞りなく進むか計画しましょう。
また、ギリギリの計画では、途中で遅れが出たり、トラブルが発生した際に、対処する時間が無くなります。
あらかじめ、予備日を決めて、期限を前倒しにしておくのが良いでしょう。
期限より早めに仕事が終われば、上司や周りの人も安心することに繋がります。
４．実行する
計画できれば、あとは実行あるのみです。
一つ一つ着実に実行していきましょう。
チェックリストを作るなどして、進捗を見える化すると、何が進んでいて何が遅れているのか。
どこまで達成できているのかが把握でき、モチベーションアップにも繋がります。
・まとめ
仕事の段取りは
１ゴールを決める
２プロセスを洗い出す
３作業順に組み立てる
４実行する
で進めていくことができます。
段取り力は仕事だけでなく、料理や買い物、旅行や行楽など様々なシーンで生かされます。
私も日々、勉強していきたいと思います。
九条えみ
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