【業務改善】「目先の仕事で精一杯」が危うい理由と3つの改善法

九条えみ 九条えみ

効率化を考えるのが好きな九条えみです。

「仕事が終わらない」
こんなお悩みはないでしょうか?

今回のテーマは「業務改善」です。

目先の仕事で精一杯が危うい理由

「ワークライフバランス」
「時短勤務」
「働き方改革」

という言葉がメディアで多く取り上げられるようになりました。

変化の目まぐるしい今日は、管理するデータ量も膨大です。
さらに大企業だから赤字にならない、倒産しないという神話は崩れました。

生き残りをかけ、どの会社も打開策を模索しているのでしょう。

情報化社会に生きる現代人は、絶えず変化に対応し続けなければなりません。
また、こなす量も膨大です。

つまり、新たな仕事が次々と起きやすい環境にあります。

従来の仕事に加え、新たな仕事もこなしていくとどうなるでしょう?

膨張を続ける仕事は、まるで自分の影を自分で踏もうとするようなもの。

目の前の仕事で精一杯になり、余裕がなくなります。これは危うい状態です。

なぜなら、

・将来への投資
・先を見越してのリスクヘッジ
・不測の事態への対処

まで手が回らなくなるからです。

「列車はあるが、線路が未完成。線路を作りながら列車を走らせている」

と喩えた人がありましたが、実際にこんな列車があったらいつ事故が起きるかヒヤヒヤしますね。

あなたがもし目の前の仕事で精一杯で、リスク回避や将来への投資を行う時間が取れていないならば、一度見直してみてはいかがでしょうか。

業務改善の3つの視点をご紹介します。

業務の廃止

実際には必要でない仕事をしていませんか?

たとえば

・実は誰も確認していないデータを入力していた

などです。

私もこういう経験がありました。

ある情報を入力していたのですが、その情報について特に上司や同僚から聞かれたことはありませんでした。
「もしかして、活用されていないデータかも?」と思い、上司に確認してみると、昔は必要があって入力していたが、今はとくに確認していないとのことで、その分の入力時間をカットすることができました。

また、

・他の担当者が似たような仕事をしていた

ということもあります。

これは一本化した方が効率が上がる場合が多いでしょう

業務をする上で、活用されているかはアンテナを立てるようにしたいものです。

不要なものは思い切って止めましょう

仕事は生モノです。
生きている仕事をすれば、おのずと結果もついてくるでしょう。

業務の簡素化

次に、必要ではあるが、重要度が低いものは簡素化するようにしましょう。

たとえば

・項目の多い日報やデータ入力
→重要度の低いものは項目から外す

・定例化しているメール
→定型文を作成し、定型文用のフォルダを作成して保存する

・重要度の低い業務
→頻度を見直す

などの工夫ができます。

業務の分担・委託

あなたが抱えている仕事は、本当にあなたじゃないと回らない仕事ですか?

誰しも1日24時間は平等です。
その中から仕事の時間を確保しています。
あれもこれも抱え込んでいたら、手が回らなくなるのは目に見えています。

そこで分担や委託が大切になります。

1.他の人に分担する

自分でなくてもできる仕事は分担できないか考えてみましょう。

その際のポイントは、相手が前向きに取り組みそうな仕事を分担することです。

何事も気持ちがなければ行動できません。
相手が嫌なこと、ニガテなことを分担すると、続けて業務をしてもらうのは大変です。

相手が得意なこと、モチベーションが上がる業務を分担すれば楽しんでやってもらえますし、続けて実行してもらいやすくなります。

分担した自分も浮いた時間で新たな仕事に取り組むことができます。

Win-Winになりますね。

「仕事を任せるのがニガテ・・・」という方は『任せたいけど任せられない人へ 一番の原因は自分の心にあります(1)がオススメです。

2.外注やシステムを導入する

外注したほうがクオリティも高く、しかも安価で速い場合があります。

また、手作業でするよりもシステムを導入した方がミスがなく速いこともあります。

まとめ

目先の仕事で精一杯という状況は、

・将来への投資
・先を見越してのリスクヘッジ
・不測の事態への対処

まで手が回らず危うい状態です。

これらの時間を確保するために、業務改善をしましょう。

1.業務の廃止
2.業務の簡素化
3.業務の分担・委託

仕事も生モノです。生きた仕事をするためにも、定期的に見直しするのがオススメです。

「忙しい」時の心理状態とはどんなものでしょうか?

忙しいとは心を亡くすこと|忙しい人が見落としているものとは?

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九条えみ

九条えみ

こんにちは、九条えみです。会社では主に電話でのお客様サポートや、仏教月刊誌『とどろき』の朗読版に声を吹き込んでいます。生まれた時からニコニコしていたらしく、母につけられたあだ名は「ころニコ」お餅が笑っているような赤ちゃんでした(笑)心の機微に関心が強く、相手が望んでいる言葉は何だろうか?と自然と考えるようになっていました。感受性が強いのか繊細さに悩むこともありますが、 モットーである「笑顔」と「言葉」を軸にして、同じ悩みを持つ方に寄り添うような記事を書きたいと思います。音楽、オシャレ、効率化が好きです(^^)♪
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