「任せる技術」チェックリストの更新は忘れずに

あさだ よしあき

『いつも忙しそうにしている割に、あまり成果が出せていない人』
『いつも余裕があるのに、多くの仕事をこなし、成果をバンバン出している人』
その違いは、どこにあるのでしょう。

いろいろな要因があると思いますが、仕事は一人でしているのではなく、チームで行っていますので、
「どれだけ自分の周囲の人の力を生かせているか」
これが大きな要因として考えられます。
これを 『 任せる力 』と呼びたいと思います。

他人に任せることは、簡単なように見えて、実は難しいのです。

失敗すると、かえって自分を忙しくさせることにもなりますので、任せたいけど、任せられず、結局、他人に任せずに、自分でそのままやってしまう人も少なくありません。

この『 任せる力 』を身につけるには、「 技術 」だけでなく「 メンタル 」も非常に大事になります。
「 技術 」だけなら短期間に身につくのでしょうが、「 メンタル 」もありますので、身につけるのが難しいのです。

『 任せる力 』を身につけるには、「 メンタル 」と「 技術 」の両方が必要です。

1章 「メンタル」
2章 「何を任せるか」「任せる目的」
3章 「任せる相手」
4章 「任せる技術」(自分の仕事を整理整頓する)
5章 「任せる技術」(引継の方法)

この順番で説明していきたいと思います。

現在は4章「任せる技術」(自分の仕事を整理整頓する)について、説明しています。

チェックリストが完成したら

前回、チェックリストについて説明しました。

チェックリストが完成しました。

それで終わりではなく、この機会に、再度、自分の仕事を振り返ってみましょう。

こんな機会でもないと、自分の仕事にメスを入れることはないかもしれません。

もっと早くできる方法はないか、考えてみましょう。

もっと早くできる方法はないか考えてみる

1.物・書類・人を探していることはないでしょうか

(例えば)
書類や物品が整理されていない
尋ねたいことがあってもその人がいない、携帯電話に連絡しても相手がつながらない

(対策)
物・書類を探すことがないように、整理整頓の要素を新たに増やしましょう。
人を探すことがないように、人に尋ねることは洩れのないように一覧表を作成しましょう。
また、早目に尋ねるようにしましょう。

2.どうしたらよいかと迷うことはないでしょうか

基準が決まってないと、その時その時、判断しなければならないので、判断が遅くなります。

(対策)
判断しなくてもよいように、判断基準をハッキリさせましょう。
例:消耗品は残りがどれぐらいになったら、注文するかを決めておく。

3.もっと簡単にできることはないでしょうか

(対策)
直接会う、直接話すよりもメールで送ればよいのではないか
パソコンで入力しなくても手書きで画像で保存すればよいのではないか
手書きよりも検索しやすいようにデジタル化した方がよいのではないか
これは「部分最適」であって「全体最適」になっていないのではないか
同じことを他の部署でもやっていないだろうか
二度手間になっていないだろうか

自分が知らないだけで、もっと簡単にできる方法はあるはずです。
周囲の人に聞くか、ビジネス書を読んでみましょう。

4.自分の能力を向上させたらよいことはないでしょうか

(対策)
新たなパソコンソフト、アプリが使えるようになる
文章の書き方、ライティングの練習をする
幅広い知識、教養の為に継続的に読書をする
資格取得に向けて勉強する

時間ができたらやろうでは、いつまでも後回しになりますので、時間の天引きをして、とりかかりましょう。

5.上司や同僚との人間関係はうまくいっているだろうか

上司が出張していて、直接、尋ねることができないと遅れてしまう場合があります。
上司や同僚との関係が悪いと、同じことをするのにも時間が余計にかかることがあります。

(対策)
上司の予定を予め知っておきましょう。
いつ誰が自分の関係者になるか、わかりませんので、挨拶は誰彼となくしましょう。
コミュニケーション能力の向上、気づかいは、相手によって変わりますし、ゴールがありませんので、常に感覚を磨く努力をしていきましょう。

チェックリストの更新

このようにつくったチェックリストも、時が流れていくと環境の変化等で変わっていきますので、更新していかなければなりません。

パソコンのウィルス対策ソフトも最初にインストールすれば終わり、ではなく、絶えず更新していないとウィルスに感染してしまいます。

チェックリストも、忘れず、更新していくことが大事になります。
一度、つくってあれば、更新の手間は、ゼロから作ることに比べれば、簡単なものです。

更新を忘れると、せっかくつくったチェックリストも使われなくなり、ムダになってしまいます。

更新を忘れない為のポイント

その為には、必ず作成したチェックリストを使って、仕事をしましょう。
自分はわかっているからといって、チェックリストを使わないと、永遠にお蔵入りで、眠ってしまいます。
チェックリストを使っていると、あわないところが出てきた時に気づきますので、その都度、変更を加えていけばよいわけです。

まとめ

・もっと早くできる方法はないか、考えてみる

1.物・書類・人を探していることはないでしょうか。
2.どうしたらよいかと迷うことはないでしょうか。
3.もっと簡単にできることはないでしょうか。
4.自分の能力を向上させたらよいことはないでしょうか。
5.上司や同僚との人間関係はうまくいっているだろうか

・チェックリストの更新も忘れずに
その為にも、作ったチェックリストはしっかり利用しましょう。

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あさだ よしあき

ブログのお手伝いをしています「あさだ よしあき」です。
テニスとスタバで読書をこよなく愛しています。
将棋の羽生さんに、パッと見、似ているかもしれません。

事務を効率的にスムーズにできるようになりたい、もっと時間をうまく使えるようになりたい、続けるのが苦手から変わりたい、もっと効率よく勉強できるようになりたい、うまく任せられる「任せる力」を身につけたい

そんな方の悩みを聞いて、夢を実現するお手伝いをしてきました。この経験を活かして、情報を発信していきたいと思います。
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