デスクを戦闘態勢に！デスク上の整理術とオススメ収納グッズをご紹介
整理整頓のノウハウが紹介されているとついチェックしてしまう九条えみです。
ビジネスマンは平均して年間１５０時間は探し物に費やしているそうです！２０歳から６５歳まで働いたとして、４５年のうちに６７５０時間、日数にすると約２８０日間を探し物に費やすことになります。
探し物の時間を減らすことができれば、それだけ時間を有効に使えます。
というわけで、今回のテーマは「デスクの整理整頓」です。
「あの資料どこにあったっけ？」
「上司からの指示を書いたメモをなくした！いつまでに何をすればいいんだっけ？」
「横から急に仕事が入ってきて対応した。ふと気がつくと机の上がぐちゃぐちゃで、それまで何をどこまで進めていたか分からなくなった」
など・・・心当たりはありませんか？
これらはデスクを整理整頓することで解決します。
整理整頓をすれば時間を有効に使えますし、探し物をするストレスからも解放されます。
デスクの上を戦闘態勢にして、パフォーマンスをアップさせましょう。
１．デスク上に置くのはレギュラーのみ
デスクの上がこんな状態になっている人は改善の余地アリです。
☑終わったプロジェクトの資料がデスクの上に置いてある
☑月に数回しか使わない資料や文具を置いている
デスクの上がごちゃごちゃしていると、脳内に余計な負荷がかかり、思考に集中できなかったり、落ち着いた言動が取れなかったり、テンパったりしてしまいます。
そうすると「自分は仕事がデキない人間だ」などと自己嫌悪に陥る原因にもなり得ますので、デスクの上を整理することはメリットばかりなのです。
ではデスクの上に何を置くべきでしょうか。
大まかに分けるとこうです。
使用頻度が高いもの→デスクの上
それ以外→引き出しの中
デスクの上は使用頻度が高いものだけを置くようにしましょう。
そうすれば、探す手間が省けますし、今の仕事に集中して取り組むことができます。
２．原則は１用途１個
ペン立てを例に考えてみます。
ペン立てにやたらペンが刺さっている、ということはありませんか？
ぎゅうぎゅうに筆記具が入れてあれば、使いたいときにスムーズに取り出すことができません。
また、ボールペンが２本も３本も入っている、ということはありませんか？
「書く」という目的を果たすためには、ペンは１本で十分です。
もし、同じ用途のものが２つ以上ペン立てにあるならば、１つだけ残して残りは予備として引き出しにしまっておきましょう。
「１本しか無いと、インクが切れた時に心配だ」という思いから、ペンを何本も入れている人もあるかもしれません。
たしかに、急に使えなくなったら困りますよね。
それを避けるために、消耗する筆記具は備品を用意しておくと良いです。
私は「ペンの替え芯」を引き出しにストックしています。
ボールペン本体を何本も買うよりもエコですし、安いです。
また、替え芯は５本入りなど複数入っているものを選べば、買い物に行く時間も節約できます。
こんなものも備品を用意しておくと安心です。
・修正テープ
→本体とテープが分かれているタイプがオススメです
・ハンコ用の補充インク
・ホッチキスの針
３．収納グッズを活用する
１，２で「要る」「要らない」の仕分けをしました。
次のステップとして、「要る」ものを用途別にまとめましょう。
「何だか使いづらい」原因は、用途に関係なく無造作に置いてある
「いつの間にかごちゃごちゃしてしまう」原因は、モノの置き場所が決まっていない
ことにあります。
整理整頓の目的は「使いたいときに使いやすく」です。
①要るものを用途ごとにまとめる
②置き場所を決める
これで使いたい時は使いやすく、片付けるときも置き場所が決まっているのでサッと片付けることができます。
オススメの収納グッズ
デスクラボ プチポケット
100円ショップのセリア、キャンドゥで販売しています。カラーはクリア、ホワイト、ブラウンの３種類あるようです。
（画像引用元：https://www.spoonhome.com/stationerystorageideas/）
オススメポイントは仕切り板小1枚・小物トレイ1個・仕切り板大2枚が付いていることです！
仕切り板と小物トレイは自由に動かすことができるので、空間が仕切られ筆記具が自立し取り出しやすくなります。
さらに小物トレイは、取り出しやすいように底が上がっているので、クリップなど取り出しやすいようになっています。
書類の収納グッズ
①用途ごとにクリアファイルに入れる
②クリアファイルの保管はボックスファイルに入れる
収納グッズを活用すれば、スッキリと整理できます。
４．モノの配置を最適化する
「動作経済の原則」という概念があります。人の動き方によって生産性が変わるという考え方です。
動作経済の原則を利用すれば、右利きの人のモノの配置は次のようになります。
～右利きの場合～
右に置くもの
・文房具
左に置くもの
・電話機
私は電話応対がメインの仕事で、ヘッドセットを使っています。
両手が自由に使えるので、資料や注文用紙などは左側に置いています。
電話機の場合は、左手で受話器を取るので、書類などは右側に置いた方が手をクロスさせなくて良いですね。
まとめ
デスクの整理のポイントは４つです。
１．使用頻度の高いものだけをデスクの上に置き、低いものは引き出しに入れる
２．原則は１用途１個にし、備品は引き出しの中にストックする
３．収納用具を活用して、用途ごとにモノをまとめ使いやすくする
４．モノの配置を最適化する
この他にも、癒しグッズを置ければ気分もリフレッシュできますね。（私は好きな画家のカレンダーを飾っています^^）
整理整頓は、要る要らないを分けたり、収納用具をそろえたり、使いやすい配置はどこかと吟味したりと手間がかかり、取りかかれないこともしばしば。
しかし、いったん快適な環境が出来上がれば、探し物の時間も無くなりますし、気分がスッキリして集中できます。
ぜひ試してみてくださいね。
さて「整理」と「整頓」はそれぞれ意味が違うことをご存知でしょうか。私はずっと知りませんでした(^_^;)整理・整頓の違い、また具体的な方法について知りたい方は『整理整頓の仕方と約束を守る人との関係とは？』の記事がオススメです。
九条えみ
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