任せる力 任せると丸投げの違い「任せる技術」を身につける

あさだ よしあき

『いつも忙しそうにしている割に、あまり成果が出せていない人』
『いつも余裕があるのに、多くの仕事をこなし、成果をバンバン出している人』
その違いは、どこにあるのでしょう。

いろいろな要因があると思いますが、仕事は一人でしているのではなく、チームで行っていますので、
「どれだけ自分の周囲の人の力を生かせているか」
これが大きな要因として考えられます。
これを 『 任せる力 』と呼びたいと思います。

他人に任せることは、簡単なように見えて、実は難しいのです。

失敗すると、かえって自分を忙しくさせることにもなりますので、任せたいけど、任せられず、結局、他人に任せずに、自分でそのままやってしまう人も少なくありません。

この『 任せる力 』を身につけるには、「 技術 」だけでなく「 メンタル 」も非常に大事になります。
「 技術 」だけなら短期間に身につくのでしょうが、「 メンタル 」もありますので、身につけるのが難しいのです。

『 任せる力 』を身につけるには、「 メンタル 」と「 技術 」の両方が必要です。

1章 「メンタル」
2章 「何を任せるか」「任せる目的」
3章 「任せる相手」
4章 「任せる技術」(自分の仕事を整理整頓する)
5章 「任せる技術」(引継の方法)

この順番で説明していきたいと思います。

今回から5章「任せる技術」(引継の方法)について、説明したいと思います。

引継の方法

今まで自分の仕事を整理整頓する方法を説明しました。
それにより、以下のようなシステムが完成しました。

(入力)→(業務システム)→(出力)

このシステムを保存しておけば、同じ入力をすれば、同じ出力が期待できます。
誰でも同じ結果を生み出せます。(再現性)
相手に任せても、同じ結果を生み出すことができます。

完成したマニュアルの内容、業務システムを、どのように任せる相手に伝えていくか。
引継の方法について、説明します。

つくったマニュアルを渡して
「これを読んでもらったらわかるから。何かわからないところがあったら聞いてね」
これでは、不親切です。
実際、自分では読んだらわかると思っていますが、任せる相手が読んでみると、わからないところがあるものです。
もちろん、わかるように努力するのですが、一人一人、今までの経験が違いますので、 どうしても、わからないところが出てきます。
マニュアルを渡しただけでは、任せることはできません。

任せる相手をよく知る

3章「誰に任せればよいか」「任せる相手」 でも説明しましたが、どんな人にも、得手・不得手があり、性格も違います。
3キロしか持てない人に、5キロを持ってもらうことはできません。
任せる相手をよく知ることがまず大事です。
その上で、何を任せるか、どのように任せていくか、考えましょう。

任せるのは全体か部分か

相手によって、状況によって、全体ではなく、部分を任せることもあります。
業務システム作成の際に、階層化しているので、全体を任せるか、部分を任せるか、選択することができます。
部分を任せる時は、その部分だけ説明するのではなく、全体像も説明しましょう。
全体像を説明するのは、ムダのような感じがしますが、実は遠回りのようで、近道なのです。

出力を確認する

全体か部分か、いずれにしても、全体像を伝える必要があります。
特に最後の出力を確認することが大事です。
「何の為に任せるのか」、最終目的を確認しましょう。
ついつい、システムの中身ばかり説明して、出力の確認が疎かになってしまいがちです。
こちらが意図したものと違うものが完成してしまいます。
また、期限、コストなど、制約条件があれば、必ず確認しましょう。

業務システムの外乱の対策を伝える

業務システムには、外乱がありますので、外乱の対策も伝えておくことが大事です。

外乱とは「通信系などに外から加わる不要な信号。雑音あるいは妨害ともいう」と説明されていますが、仕事でいいますと、自分のミス等の失敗ではなく、他者が原因となるトラブルです。

自分のミスは、システムでいいますと、外乱ではなく、システム内のトラブルですね。
自分のミスなので、原因を追及し、同じ失敗を繰り返さないよう、対策を考えればよい訳ですから、対応は、外乱に比べれば、簡単だと思います。

外乱は、他者が原因となるトラブルです。
例えば、
・期限を決めて依頼していたのに、期限が守られない
・大事な会議に、メンバーがそろわない。体調不良、忙しいを理由に。
・依頼していたものについて、正直、残念なものが出てきた
・移動
人身事故で電車がとまる、天候による電車の運行休止、渋滞に巻き込まれる
・パソコン等の機器の故障
・想定外の天災
※このレベルは、立場がもっと上の方に考えて頂きましょう。

これらの外乱は、想定外ではありませんが、起きてしまうと、計画が狂いますので、計画を修正するのに、大変、時間がかかってしまいます。

最良の対応は「前倒しにできるだけ早く進める」

それぞれの対応策としましては
・期限前に進捗状況を確認する
・会議で何をするか、事前に伝え、会議の目的をハッキリさせる
・代替手段を調べておく
・データのバックアップ、予備の機器の用意
などなど、いろいろ考えられると思いますが、最良の対応は「前倒しにできるだけ早く進める」ことです。

早めに進んでいれば、少々、遅れることがあっても、問題はありません。

「ボトルネック」を知る

任せる立場としましては、任せた仕事が、今、どれぐらいまで進んでいるのか、それは当初の計画よりも進んでいるのか、遅れているのか、把握することが大事です。
その為にも「ボトルネック」はどこにあるか、知っておくことが必要になります。
「ボトルネック」を知っておかないと「前倒しにできるだけ早く進める」ことはできません。
「ボトルネック」を知っていれば、そこを押さえれば、どれだけ進んでいるか、確認することができます。

外乱の対応策を伝えた上で、最良は「前倒しにできるだけ早く進める」なので、早く進めるよう、刺激を与えましょう。

時間の共有、一緒にやる

引継は後回しになりやすいので、時間の天引きで、予め会合として予定に組み入れて、引継の時間を共有しましょう。

任せる相手にわかる表現になっているか、確認する。

自分では、誰にでもわかる表現と思っていても、相手にとっては、わからない表現はあるものです。
また、読む人によって、いろんな解釈ができる表現もあるかもしれません。
相手に引継することを通して、再度、以下の点ができているか、確認しましょう。

1.誰が読んでも分かる表現にする
2.できるだけ細かい手順を項目化する
3.判断しなくてよい基準を入れる

それを見れば、アルバイトだけでもできるものを目指す

任せてからも質問を受けるようにする

定期的に時間を決める

実際にやってみて、わからないところが出てくることもあります。
「もう引き継いだから、私に聞かないで自分で考えてね」
そんなお局様のようなことは言わないで、質問に親切に答えていきましょう。

その為には、定期的に時間を決めておくことが大事です。

任せられた人は、任せたい人に聞きたいことがあっても、忙しそうにしていたら、なかなか聞けません。
また、任せた人も、ちょくちょく聞かれると、仕事が中断しますので、効率的ではありません。
定期的に時間を決めておくことで、その時間にまとめて質問に答えることができます。

「任せる」と「丸投げ」の違い

「丸投げ」は、依頼した後、どれぐらい進んでいるか、確認することもなく、質問がないか、心配することもなく、質問があっても、親身に答えることもなく、最終結果だけを聞いてくる。
これは「丸投げ」です。
自分よりも経験者に依頼する時は「丸投げ」でもよいでしょう。
多くの場合、自分よりも経験の浅い人に依頼しますので、「丸投げ」では、相手も困りますし、依頼した自分も、期待したものができてきませんので、困ります。
定期的に、時間をとることが大事です。

相手の話をよく聞くように心掛ける

任せる側は経験者なので、こんなことぐらい簡単だよと思いがちですが、任せられた方は、初めてなので、簡単なことであっても、とまどうことが多くです。
質問された時に、そういう任せられた人の心理を考えず、
「そんなこともわからないの」
「そんなこともできないの」
と言って、相手の話をよく聞かないと相手の信用を失ってしまいます。
任せた相手からは「あの人はわかってくれない」と言われることになるでしょう。
わかってくれないと「くれない」「くれない」とブーブー言いますので、「くれないの豚」になってしまいます。
これでは、せっかく任せても、期待通りのものができてきません。

「人間には、口は一つ、耳は二つあるから、自分が話すより、二倍、相手の話を聞くようにしよう」
「説く側言え易(とくがわいえやす)ではなく、聞く側聞き易(きくがわききやす)になりましょう」
その為には、相手の立場に立って、相手の話をよく聞くことが大事です。

このような話は、いろいろ聞かれると思います。
それだけ意識しないと、相手の話を聞くことは難しいということです。

まとめ

引継の方法

1.任せるのは全体か部分か
2.出力を確認する
3.業務システムの外乱の対策を伝える
4.時間の共有、一緒にやる
5.任せてからも質問を受けるようにする

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あさだ よしあき

ブログのお手伝いをしています「あさだ よしあき」です。
テニスとスタバで読書をこよなく愛しています。
将棋の羽生さんに、パッと見、似ているかもしれません。

事務を効率的にスムーズにできるようになりたい、もっと時間をうまく使えるようになりたい、続けるのが苦手から変わりたい、もっと効率よく勉強できるようになりたい、うまく任せられる「任せる力」を身につけたい

そんな方の悩みを聞いて、夢を実現するお手伝いをしてきました。この経験を活かして、情報を発信していきたいと思います。
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