時間管理をうまくするには?|毎日を後悔で終わらせないための3つのステップ

わか わか

こんにちは。
お悩み解消研究家のわかです。

忙しくしている時は「もっと時間が欲しい!」と思うのですが、いざ時間ができると何をしたらいいか分からなくなってしまいます。
やるべきことはあっても何から始めたらいいか分からず、結局何もできずに終わってしまうこともしばしば。
後で「ああしておけばよかった」と頭を抱えても後の祭り。
もっと効率よく時間を使いたいと思っている方も多いのではないでしょうか?

今回は、「時間管理」をテーマに、以前研修で学んだことをお伝えしたいと思います。

目次

  • なぜ時間管理ができないのか?
  • 時間管理には手帳を活用する
  • 時間管理の3つの心がけ
  • ①やるべきことを書き出す
  • ②優先順位を付ける
  • ③すきま時間を利用する
  • まとめ

なぜ時間管理ができないのか?

私はそれまで、やるべきことができないのは時間がないからだと思っていました。
だから、忙しい状態では何もできないのも無理はないと、時間ができるのを待っていたのです。

そんな時に「忙しい人ほど勉強できる」という言葉を聞きました。
忙しい人はやるべきことがたくさんあるので、うまくやりくりして、時間を捻出するのです。
どんなに忙しいと言っても、心がけ次第でいくらでも時間を作り出せることを知りました

私たちは、物でもお金でも、たくさんあると無駄遣いをしてしまう傾向にあるようです。
たとえば、水は、普段は蛇口をひねればいくらでも出てくるので、大事にしようとは思いません。
しかし、災害などで水が使えない状況になってしまい、手元に1リットルペットボトルの水しかなかったら、すごく大事に使うのではないでしょうか。

時間も同じで、たくさんある時には「後でやればいいや」と無駄遣いしてしまいます。
時間が有限であると思えばこそ、その少ない時間で何をすべきかを自然と考えるようになるのですね。
時間を有効に使うためには、前提として「時間は有限である」ということを意識することが大切なようです。

時間管理には手帳を活用する

私は傘を持ち歩くと、必ずと言っていいほど忘れてきます。
傘の存在自体頭から抜けていて、数日後再び雨が降って初めて忘れてきたのに気づいたこともあります。
傘を忘れる人はきっと私だけではないと思います。

人間が一度に記憶しておける物事には限りがあるそうです。
「傘を忘れない」ということを最初は覚えていても、その後で「上司に書類を渡す」とか、「帰りに洗剤を買う」とか、他にもやるべきことを記憶していくと、傘のことはすっかり頭から抜け落ちてしまうのです。
だからこそ、覚えておきたいことはその都度書き留めておかねばなりません。

しかし、ただメモ用紙に書いておいても、そのメモ自体をなくしてしまったら意味がなくなってしまいます。
そういう時に有効なのが手帳です。
手帳を持ち歩き、大事なことは手帳にメモする習慣をつけていけば忘れても後から見返すことができます

やるべきことを忘れてしまったり、他人との約束をすっぽかすということもなくなるはずです。
時間を有効に使うための一歩として、手帳を利用することをお勧めします。

時間管理の3つのステップ

では、どうしたらより有効に時間を使うことができるでしょうか。
実際に時間管理をするときに大切な3つの考え方を見ていきたいと思います。

①やるべきことを書き出す

「これがしたいな」「あれをやらなきゃ」
私たちは日々、いろいろなことを考えていますが、頭の中で思っているだけではすぐに消えてしまいます。
ですから、自分が抱えていることは一体何か、何をやりたいと思っているのかをまず視覚化することが大切だと言われます

視覚化することで自分がやるべきことが把握でき、何が終わっていて、何が未処理のものかもすぐに把握することができます。
手帳の中に書き出せば、自然とその日のスケジュールに組み込まれるので、時間配分を考えやすくもなりますよね。
終わったら線を引いて消していくことで、1つ1つ片付けていく気持ち良さも味わえます。

②優先順位を付ける

その日にやるべきことを書き出したら、次は何から手を付ければいいか、順番を考えます。

順番を付ける時に考慮するべきなのは、
・重要度
・期限
・どのくらい時間がかかるか
などです。

基本的には期限が早いものから手を付けていくべきですが、後回しにできない重要なことがあればすぐに対応しなければいけないでしょうし、すぐに終わるようなことであれば先に片づけたほうがいいかもしれません。
書き出したやるべきことリストの全体を見て、横に順番を付けて整理をしておくと、取り掛かりやすくなると思います

③すきま時間を利用する

とはいえ、1日のうちでやるべきことに取り組める時間は限られています。
特に、仕事をしている人は1日のうちほとんどの時間は仕事にかかりきりですから、まとまった時間はなかなか取れません。
だからこそ、やりたいことがなかなかできないのです。

しかし、ずっと仕事にかかりきりというわけではなく、仕事に行く前や、昼休み、仕事が終わった後など、時間が空く時は必ずあります。
1日のうち、どのくらいの時間が自由に使えるのか、自分がやるべきことはどのくらいの時間がかかるのかをなんとなく見ておいて、この時間にはこれをやろう、とスケジュール化しておけば、時間を無駄にすることなく使えるのではないでしょうか。

すきま時間を意識していくと、意外に時間はたくさんあることに気づかれるかもしれません

まとめ

私は研修で時間管理の方法について教わってから、今までよりも時間を意識して動けるようになりました。
やるべきことができずに終わってしまった日より、やるべきことが片付いた日の方が、気持ちも軽くなるものです。

・やるべきことを書き出す
・優先順位をつける
・すきま時間を利用する

この3ステップを心がけて習慣化すれば、時間管理も効率よくできると思います。
1日1日の積み重ねが人生
人生を後悔で終わらせることのないよう、1日の時間を大事に使っていきたいですね。

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わか

わか

チューリップ企画コールセンターのわかと申します。
静岡の温暖な気候の中で育ったせいか、のんびりと構えていることが多く、周囲からはよく「いつも安定しているね」と言われます。
日常の様々な出来事を物語化することが好きです。学生時代、家ではほとんどの時間を机の前で過ごし、ノートに散文を書きためる日々を過ごしていました。そんな小さい頃からの癖で、日常の出来事を無意識に観察していることがあり、見ているうちに周囲の人間関係も客観的に把握することができるようになりました。
今まで見てきた人間関係、自分自身の悩んだ経験や、日々の電話応対の中でのお客様の声などを通して、皆様の悩みに寄り添える記事を書いていきたいと思います!
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