何を任せればよいか 失敗するとリバウンドして余計、苦しくなる

あさだ よしあき

『いつも忙しそうにしている割に、あまり成果が出せていない人』
『いつも余裕があるのに、多くの仕事をこなし、成果をバンバン出している人』
その違いは、どこにあるのでしょう。

いろいろな要因があると思いますが、仕事は一人でしているのではなく、チームで行っていますので、
「どれだけ自分の周囲の人の力を生かせているか」
これが大きな要因として考えられます。
これを 『 任せる力 』と呼びたいと思います。

他人に任せることは、簡単なように見えて、実は難しいのです。

失敗すると、かえって自分を忙しくさせることにもなりますので、任せたいけど、任せられず、結局、他人に任せずに、自分でそのままやってしまう人も少なくありません。

この『 任せる力 』を身につけるには、「 技術 」だけでなく「 メンタル 」も非常に大事になります。
「 技術 」だけなら短期間に身につくのでしょうが、「 メンタル 」もありますので、身につけるのが難しいのです。

『 任せる力 』を身につけるには、「 メンタル 」と「 技術 」の両方が必要です。

1章 「メンタル」
2章 「何を任せるか」「任せる目的」
3章 「任せる相手」
4章 「任せる技術」(自分の仕事を整理整頓する)
5章 「任せる技術」(引継の方法)

この順番で説明していきたいと思います。

 

前回から2章「何を任せればよいか」「任せる目的」に入っています。

目次

  • 重要・緊急の尺度で整理してみる
  • 4つの中で何を任せるか
  • リバウンドに注意
  • 自発的にやりたいと思うように
  • まとめ

重要・緊急の尺度で整理してみる

改めて、何を任せばよいのでしょうか。
どんなことでも任せればよいのではありません。

前回は、以下の3つを考えてみました。

1.部下でもできる仕事
2.上司の本来の仕事
3.上司の本来の仕事だが、時間がなくて、できていないこと
それをもう少し、以下のマトリックスで、考えてみましょう。

・重要でしかも緊急度が高いことは    →“A”
・重要だが、急がないことは       →“B”
・重要でないが、緊急度が高いことは   →“C”
・重要でもないし、緊急でもないことは  →“D”

 

★A:重要・緊急

突然のハプニングの対応、クレーム処理
期限が迫っている大事な仕事

 

★B:重要・非緊急

大事な仕事だが、期限はまだ先の仕事
将来の企画立案
夢に向かって(資格取得、キャリアアップなど)
家族サービス等のプライベートの充実

 

★C:非重要・緊急

突然の来客の応対
電話の処理
必要だが重要でない会議や行事への参加
期限が迫っているルーティンワーク
誰でもできる仕事

 

★D:非重要・非緊急

やってもやらなくてもいい雑務
将来に役に立たない行事への参加
気晴らし等

 

4つの中で何を任せるか

この4つの中で何を任せるか。

それは「C:非重要・緊急」です。

「C:非重要・緊急」には、ルーティンワークなど、自分でなくてもできるものが殆どです。

それを時間がないからといっても「B:重要・非緊急」を任せてはなりません。

上司と部下の関係ならば「C:非重要・緊急」は部下に任せるべきこと、そして、時間をつくって、上司は「B:重要・非緊急」をしなければなりません

それが、「C:非重要・緊急」を上司がやって、時間がないといって、本来、上司がしなければならない「B:重要・非緊急」を放棄する、ずっと後回しにするのは、組織としては、大きな損失です。

アウトソーシング、外注は、まさに、これにあたります。

外注の場合は、この基準だけでよいですが、上司と部下の関係の場合、これだけではいけません。

これだけだと、部下は成長実感を感じることができず、やる気が出ず、場合によっては、また、上司が受け持つことになります。

作業だけ任せられて、成長実感を感じることができない。

若者が3年以内で辞めてしまう原因の一つに挙げられています。

これを「リバウンド」といいます。

 

リバウンドに注意

一時的に任せたので、軽くなったのですが、しばらくして、また、自分が受け持つようになる。

これだけなら、また、元に戻っただけですが、任せる為のやりとりの時間や手間がかかったことを考えると、まさに「リバウンド」、余計、重くなりました。

そうならない為には、更に基準を決めておきましょう。

 

1.部下が全くやったことのない仕事は、いきなり任せない。

失敗することがわかっていますから、部下はやる気が出ません。

 

2.部下の成長を考えた仕事も任せる

スキルアップができる、成長実感がある、小さな成功体験を味わえる、小さな範囲の責任者 など

 

特に「2.部下の成長を考えた仕事も任せる」が大事です。

自分が楽になる為に任せる、実は、これは、うまくいきません。

我利我利」では、うまくいかないのです。

部下の成長を考えて任せる。

まずは、自分の為ではなく、相手の成長、幸せを考える。

そこから出発して、相手の幸せ、成長が、そのまま、自分の幸せ、相手の成長を共に喜び、自分も時間ができて、次のステージに進むことができるのです。

これを「自利利他」といいます。

 

自発的にやりたいと思うように

その時に、気を付けねばならないのは「2.部下の成長を考えた仕事も任せる」の時は、無理がかかるので、部下の自発性を重んじることです。

自発的でない、やらされていると思っていると、やる気が出ず、パフォーマンスが落ちて、成長もない。

部下が自発的にやりたいと思うようなことを任せる、また、その説明をすることが大事です。

また、部下のキャリアプランを一緒に考えることによって、部下は、より自発的にチャレンジしようという気持ちになります。

もちろん無理がかかることですから、良い面と悪い面があるならば、悪い面も当然、説明しなければなりません。

良い面だけしか説明しないのは、後から、部下から恨まれることになり、信用を失います。

これも自分の為ではなく、本当に相手のことを思って、任せようとしているかに、かかわってきます。

「何を任せるか」の問題も

「任せないから、任せられない。任せるから、任せられるようになる。」

この考え方に変わる為と同じように

「我利我利」ではなく「自利利他」を実行できるかどうかにかかっています

まとめ

上司が部下に任せるのは「C:非重要・緊急」であって「B:重要・非緊急」であってはならない。

更なるルール
1.部下が全くやったことのない仕事は、いきなり任せない。
2.部下の成長を考えた仕事も任せる

「何を任せるか」の問題も、
「任せないから、任せられない。任せるから、任せられるようになる。」
この考え方に変わる為と同じように
「我利我利」ではなく「自利利他」を実行できるかどうかにかかっています。

 

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あさだ よしあき

ブログのお手伝いをしています「あさだ よしあき」です。
テニスとスタバで読書をこよなく愛しています。
将棋の羽生さんに、パッと見、似ているかもしれません。

事務を効率的にスムーズにできるようになりたい、もっと時間をうまく使えるようになりたい、続けるのが苦手から変わりたい、もっと効率よく勉強できるようになりたい、うまく任せられる「任せる力」を身につけたい

そんな方の悩みを聞いて、夢を実現するお手伝いをしてきました。この経験を活かして、情報を発信していきたいと思います。
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